EN 16931 je evropski standard za elektronsko fakturisanje, objavljen u aprilu 2017. godine od strane Evropskog komiteta za standardizaciju. Razvijen je kako bi odgovorio na potrebu za jedinstvenim okvirom za prenos elektronskih faktura javnim vlastima širom Evropske unije. Ova inicijativa je pokrenuta Direktivom 2014/55/EU, koja nalaže upotrebu elektronskih faktura u procesima javnih nabavki. Standard definiše specifikacije za sadržaj fakture, određujući obavezne i opcionalne elemente koje e-faktura mora ili može sadržavati, te pruža smjernice za strukturiranje ovih elemenata unutar mašinski čitljivih XML formata.
EN 16931 će igrati ključnu ulogu u implementaciji reformskog paketa Poreza na dodatu vrijednost (PDV) u digitalnom dobu (ViDA) Evropske unije, koji je odobren od strane ECOFIN vijeća 5. novembra 2024. godine. Dodatno, podržava specifične nacionalne mandate za e-fakturiranje koji se uvode u raznim državama članicama EU, kao što su Njemačka, Poljska, Belgija i Francuska. Međutim, trenutna verzija standarda ima ograničenja u ispunjavanju zahtjeva poslovanja između preduzeća (B2B). Kako bi se premostio ovaj jaz, u toku su revizije za uključivanje dodatnih elemenata koji će poboljšati njegovu primjenjivost na B2B scenarije.
Standard EN 16931 definiše i semantički model podataka i primjenjive sintakse za elektronske fakture. Semantički model podataka odnosi se na strukturirani skup informativnih elemenata koji predstavljaju ključne komponente elektronske fakture. EN 16931 uključuje preko 160 semantičkih polja podataka, koja opisuju razne poslovne termine kao što su broj fakture, datum, adresa prodavca, iznos PDV-a i više. Ovi elementi su definisani na način koji osigurava da je njihovo značenje jasno i univerzalno razumljivo, bez obzira na format u kojem su podaci predstavljeni. Primarna svrha semantičkog modela podataka je omogućiti tačno tumačenje podataka e-fakture od strane i pošiljaoca i primaoca, čak i kada posluju kroz različite sisteme, sektore ili zemlje.
Sintaksa, s druge strane, odnosi se na strukturu ili format koji se koristi za predstavljanje elemenata semantičkog modela podataka na način koji računari mogu obraditi. Dok semantički model podataka specificira “šta” (sadržaj i značenje informacija), sintaksa se fokusira na “kako” (tehnička pravila za predstavljanje informacija u mašinski čitljivom formatu). Na primjer, faktura može uključivati semantički element “datum fakture”, ali sintaksa će definisati kako taj datum treba biti formatiran, kao što je “GGGG-MM-DD” ili “DD-MM-GG”, kako bi se osigurala kompatibilnost sa specifičnim sistemima.
Standard EN 16931 identifikuje dvije sintakse kompatibilne sa svojim semantičkim modelom podataka: Univerzalni poslovni jezik (UBL) i UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII). UBL, razvijen od strane Organizacije za unapređenje standarda strukturiranih informacija (OASIS), je sveobuhvatna biblioteka koja podržava širok spektar poslovnih dokumenata, uključujući fakture, narudžbenice, obavijesti o isporuci i više. Njegova opsežna pokrivenost omogućava preduzećima da standardizuju i automatizuju razne procese kroz različite tipove dokumenata, čineći ga odličnim izborom za organizacije koje žele pojednostaviti operacije izvan fakturisanja. CII, razvijen od strane Centra Ujedinjenih nacija za olakšavanje trgovine i elektronsko poslovanje (UN/CEFACT), je specifično dizajniran za elektronsko fakturisanje. Pruža detaljniji i sveobuhvatniji okvir u poređenju sa UBL-om, čineći ga pogodnijim za preduzeća sa složenim zahtjevima fakturisanja koji uključuju raznovrsne podatkovne elemente. Kao dio “Cross-Industry porodice isporuka” razvijene od strane UN/CEFACT-a, CII osigurava interoperabilnost sa drugim UN/CEFACT standardima. Za preduzeća koja već koriste sisteme bazirane na UN/CEFACT-u, implementacija CII-a može biti jednostavnija zbog postojeće kompatibilnosti.
Iako standard EN 16931 pruža zajednički okvir za elektronsko fakturisanje širom Evropske unije, svaka zemlja ima jedinstvene porezne zakone, prakse fakturisanja i zahtjeve za usklađenost. Kako bi prilagodile standard svojim specifičnim potrebama, zemlje izdaju osnovne specifikacije za korištenje faktura i proširenja.
CIUS je skup smjernica koji prilagođava upotrebu elemenata u osnovnom modelu fakture kako bi zadovoljio zahtjeve određenih zemalja ili poslovnih sektora. CIUS ne može uvesti nove elemente izvan onih definisanih u osnovnom modelu fakture. Budući da je CIUS uvijek podskup EN 16931, ostaje u potpunosti usklađen sa standardom. Primjeri CIUS-a uključuju Peppol BIS Billing 3.0, široko prihvaćenu specifikaciju za prekogranično fakturisanje, i XRechnung, njemačku implementaciju EN 16931. Uobičajena primjena CIUS-a uključuje modifikaciju opcionalnih elemenata iz osnovnog modela kako bi ih učinili obaveznim za usklađivanje sa lokalnim propisima. Na primjer, u osnovnom modelu EN 16931, jedini obavezni element adrese za prodavca i kupca je kod zemlje, dok su grad i poštanski broj opcionalni. Međutim, ovo nije u skladu sa njemačkim propisima o PDV-u, koji zahtijevaju dodatne detalje adrese. Da bi se ovo riješilo, XRechnung CIUS zahtijeva uključivanje i grada i poštanskog broja u fakture.
Za razliku od CIUS-a, proširenja se koriste za dodavanje novih elemenata standardu EN 16931 koji nisu dio osnovnog modela, ali su neophodni za specifične poslovne procese ili zahtjeve industrije. Proširenja moraju biti u skladu sa semantičkim definicijama osnovnog modela i koriste se samo kada to zahtijevaju specifični poslovni partneri ili sektori. Primjer proširenja je XRechnung Extension, koji je razvijen kako bi zadovoljio jedinstvene zahtjeve građevinske industrije u Njemačkoj. Ovo proširenje omogućava dodavanje više pod-linija fakture ispod jedne linije fakture kako bi se odrazile detaljne ugovorne specifikacije. Nadalje, podržava ugrađivanje XML datoteka kao priloga unutar fakture kako bi uključio GAEB (Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen) informacije, standard koji se koristi u njemačkom građevinskom sektoru.
Omogućavajući prilagođavanje i proširenje EN 16931 kroz CIUS i proširenja, standard ostaje fleksibilan i prilagodljiv različitim regulatornim, poslovnim i industrijskim potrebama širom EU. Ovo osigurava da procesi elektronskog fakturisanja ispunjavaju ciljeve zajedničkog okvira i lokalizovane zahtjeve pojedinačnih zemalja i industrija.
Reforme ViDA uvode novu definiciju elektronskih faktura, koja stupa na snagu od 1. jula 2030. godine. Prema ovoj definiciji, elektronska faktura je ona koja sadrži sve informacije zahtijevane Direktivom o PDV-u i izdaje se, prenosi i prima u strukturiranom elektronskom formatu koji je u skladu sa standardom EN 16931. Dok će elektronsko fakturisanje postati zadani sistem za izdavanje faktura unutar EU, države članice će zadržati opciju da dozvole alternativne formate za određene vrste transakcija.
Jedan od najznačajnijih aspekata reformi ViDA je uvođenje obaveznog e-fakturiranja i digitalnog izvještavanja za prekogranične unutar-EU transakcije. Od 1. jula 2030. godine, sva preduzeća registrovana za PDV će biti obavezna izdavati strukturirane e-fakture za B2B prodaju preko granica EU. Kada se e-faktura izda, dobavljač će morati digitalno prijaviti specifične detalje iz fakture relevantnim poreznim vlastima. Ovi zahtjevi će se univerzalno primjenjivati na preduzeća koja se bave prekograničnom trgovinom unutar EU, bez obzira na to da li su preduzeća smještena unutar EU ili izvan nje.
Iako obavezno digitalno izvještavanje i e-fakturiranje za unutar-EU transakcije neće stupiti na snagu do 1. jula 2030. godine, reforme ViDA uvode privremene mjere za poticanje usvajanja e-fakturiranja za domaće transakcije u ranijoj fazi. Počevši samo 20 dana nakon objavljivanja reformskog paketa — očekivanog u prvoj polovini 2025. godine — države članice EU će biti dozvoljeno da zahtijevaju izdavanje elektronskih faktura u skladu sa EN 16931 za domaće transakcije bez potrebe za prethodnim odobrenjem od strane Vijeća EU. Nadalje, od ovog datuma nadalje, države članice mogu također nametnuti zahtjeve za kupce da prihvate elektronske fakture.
Standard EN 16931 je prvobitno razvijen sa fokusom na poslovanje prema vladi (B2G) transakcijama, a ne na B2B prodaju. Iako se EN 16931 pokazao efikasnim za B2G fakturisanje, njegova trenutna verzija nije u potpunosti prilagođena složenostima B2B transakcija. B2B fakturisanje često uključuje dodatne elemente i zahtjeve koji nisu adresirani u postojećem standardu. Nekoliko karakteristika bitnih za B2B fakturisanje nedostaje u trenutnoj verziji EN 16931, uključujući:
Prepoznajući ova ograničenja, Evropski komitet za standardizaciju najavio je planove za objavljivanje ažurirane verzije EN 16931 u prvoj polovini 2025. godine. Ova nova verzija će specifično adresirati zahtjeve B2B fakturisanja, uvodeći potrebne karakteristike za prilagođavanje složenijim zahtjevima B2B transakcija. Rješavanjem specifičnih potreba B2B okruženja, poboljšani standard EN 16931 će biti spreman da igra ključnu ulogu u podršci šire transformacije e-fakturiranja EU.
EN 16931 je više od tehničkog standarda; on služi kao pokretačka snaga za digitalnu transformaciju EU u finansijskim i poreznim procesima. Uspostavljanjem jedinstvenog okvira, već je poboljšao interoperabilnost e-fakturiranja među državama članicama. S implementacijom reformi ViDA, značaj standarda će samo rasti, jer otvara put za obavezno e-fakturiranje i digitalno izvještavanje za prekogranične transakcije od 2030. godine.
Očekivano izdanje ažurirane verzije 2025. godine dodatno će učvrstiti poziciju EN 16931 kao temelja tranzicije EU ka potpuno digitalizovanom sistemu e-fakturiranja. Iako je put ka sveobuhvatnom e-fakturiranju ambiciozan, EU je dobro opremljena da postigne svoju viziju harmonizovanog PDV ekosistema, sa EN 16931 kao svojim temeljem.